Sering kali kita disuruh oleh saudara, rekan kita untuk membuat label Undangan untuk acara seperti hajatan pernikahan, khitanan ataupun ulang tahun. Ada cara sederhana namun praktis untuk membuat label undangan ini, dengan memanfaatkan fasilitas MailMerge.
Berikut ini cara membuat label undangan dengan cara sangat sederhana, baik dalam membuat master label maupun mengetik data isiannya.
Langkah Pertama : kita membuat master label, misalkan kita akan membuat master label dengan jenis Label 103, langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Buka dokumen Baru pada Microsoft Word
2. Tentukan page setup dokumen sesuai dengan jenis kertas label. Contoh kita gunakan height : 16 cm dan width : 21.5 cm dengan margin left : 0.5 cm, right : 0.5 cm, top : 0.5 cm dan bottom : 0.5 cm.
3. Setelah kita mengatur page setup dokumen langkah selanjutnya kita membuat table dengan jumlah kolom 5 dan baris 7. Kemudian atur lebar dan tinggi kolom seperti gambar berikut :
4. Setelah selesai membuat table agar nanti hasilnya tepat dengan Lebel yang akan kita gunakan kita dapat mencoba dengan mencetak di kertas dan disesuaikan dengan label yang kita gunakan sampai hasilnya benar-benar sesuai dengan yang kita inginkan.
5. Setelah selesai mencoba dengan di cetak, kita hilangkan garis tebel agar nanti ketika kita mencetak garis tebel tidak terlihat.
6. Simpan dokumen tadi dengan nama LABELMASTER
(anda bisa membuat label secara otomatis baca Membuat Label 103 di Word 2007)
Langkah Kedua : kita membuat data, misalkan kita akan membuat data dengan filed Nama, Pekerjaan dan Alamat. Langkah yang dilakukan adalah :
1. Buka dokumen baru
2. Buat table dengan jumlah kolom 3 dan jumlah baris 5 (jumlah baris dapat ditambah ketika kita mengetik data dengan cara menyimpan kursor di akhir kolom dan baris kemudian tekan TAB).
3. Pada kolom pertama baris pertama isikan Nama.
4. Pada kolom kedua baris pertama isikan Pekerjaan.
5. Pada kolom ketiga baris pertama isikan Alamat.
6. Pada kolom dan baris selanjutnya isikan nama, pekerjaan dan alamat, Lihat gambar
7. Kita juga dapat membuat table seperti diatas di Program Microsoft Excel yang kemudian di copy ke Microsoft Word.
8. Setelah kita selesai menyunting data maka simpan dokumen tersebut dengan nama LABELDATA
Langkah Ketiga : Langkah ketiga ini menggabungkan kedua dokumen tersebut, Langkah yang kita lakukan adalah sebagai berikut :
1. Buka kembali Dokumen File LABELMASTER
2. Pilih Menu Mailling dan Klik Star Mail Merge Pilih Select Recipients dan Pilih Use Existing List
3. Akan muncul kotak dialog Select Data Source, cari yang telah kita buat tadi dengan nama LEBELDATA dengan merubah Look in, setelah ditemukan kita Klik Open
4. Setelah langkah diatas kita lakukan, selanjutnya kita memasukan filed ke dalam table yang kita buat dengan cara kita klik icon …. Kemudian klik Filed satu persatu sesuai dengan posisi yang diinginkan.
Setelah kita masukan semua filed- filed hasilnya sebagai berikut :
5. Hal yang paling penting yang harus dilakukan adalah kita meletakan Next Record didepan filed nama selain di filed nama pada kolom pertama baris pertama. Cara memasukan Next Record Klik Rules pilih Next Record.
Sehingga seperti gambar berikut :
6. Untuk melihat hasil penggabungan data tadi dengan cara mengklik Ikon
Dan lihat hasilnya seperti ini :
…. Selamat Mencoba .
